Política de tratamiento de datos personales

INDICE

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. TÉRMINOS JURIDICOS Y DEFINICIONES
4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
4.1 RESPONSABILIDADES PARA EL TRATAMIENTO Y
ADMINISTRACIÓN DE LA BASE DE DATOS PERSONALES.
4.2 FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
4.3 RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
4.4 AUTORIZACIÓN
4.5 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
4.6 DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
5. DERECHOS DE LOS TITULARES
6. AREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS,
QUEJAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES
7. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS
8. SEGURIDAD DE LOS DATOS
9. ALMACENAMIENTO DE LA BASE DE DATOS PERSONALES.
10. CONSERVACIÓN DE DATOS
11. CAMBIOS EN LA POLÍTICA

1. OBJETIVO

La Asociación Colombiana de Bioinsumos Asobiocol, (en adelante ASOBIOCOL) como
entidad de carácter privado sin ánimo de lucro, la cual tiene como misión la promoción y
vocería gremial de actividades de investigación, desarrollo, producción, comercialización
buen uso y manejo de bioinsumos, en cumplimiento de la Ley Estatutaria No. 1581 de 2012
y su decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que lo modifiquen , por medio de
la presente política se compromete a garantizar el adecuado tratamiento de los datos
personales, que recoja y almacene durante el desarrollo de su actividad, lo que incluye su
uso, almacenamiento, circulación y supresión.
Esta política establece las normas y principios para el tratamiento de datos personales en
nuestra organización, los cuales se rigen bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad,
veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y
confidencialidad, de conformidad con lo reglado por la Ley Estatutaria No. 1581 de 2012 y
demás normas que lo complementen o lo modifiquen.

2.ALCANCE
La presente política de tratamiento de datos personales se aplica a las bases de datos y
archivos que contengan datos personales de los asociados, colaboradores, contratistas,
proveedores, y demás grupos de interés con los cuales ASOBIOCOL se comunica en el
desarrollo de su objeto misional.

3. TÉRMINOS JURIDICOS Y DEFINICIONES

•  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
  cabo el Tratamiento de datos personales
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
  tratamiento.
•  Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
  varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato privado: Cualquier dato que por su naturaleza reservada solo es relevante para
  el titular de la información.
• Datos Públicos: Todos aquellos datos que pueden obtenerse sin reserva alguna, por
  ministerio de la ley como, por ejemplo, los nombres y apellidos, número de cedula de
  ciudadanía, estado civil de las personas, profesión y oficio.
• Datos Sensibles: Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido
  puede generar su discriminación, como aquellos relativos a la orientación política, el
  origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos y/o organizaciones sociales, datos
  biométricos y aquellos relativos a la salud, vida sexual y convicciones religiosas.
• Derecho de habeas data: Derecho fundamental contemplado en el artículo 15 de la
  Constitución Política, por medio del cual todas las personas tienen derecho a conocer
  actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en archivos y
  bancos de datos de naturaleza pública o privada.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
  sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta
  del responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
  sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de
  los datos.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de tratamiento
  por parte de un tercero.
• Transferencia: La transferencia de datos se produce cuando el responsable y/o
  encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía
  información o datos personales a un receptor que también es responsable del
  tratamiento, ya sea dentro o fuera del país.
• Transmisión: La transmisión de datos personales implica la comunicación de estos
  dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando el objetivo es que
  un encargado realice un tratamiento en nombre del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación que se realice sobre datos personales, como la
  recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el
  tratamiento de sus datos.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ASOBIOCOL, como entidad de carácter privado sin ánimo de lucro, identificada con NIT
901.075.803-8 , será el responsable del tratamiento de los datos personales, y tiene su sede
en la Transversal 60 No. 115-58 Torre A Oficina 609 en la ciudad de Bogotá D.C., teléfono:
(+57) 314 231 34 55, correo electrónico direccionejecutiva@asobiocol.org y página web:
www.asobiocol.org

4.1 RESPONSABILIDADES PARA EL TRATAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE

LA BASE DE DATOS PERSONALES.
El responsable del tratamiento de datos deberá:

• Comprender los riesgos asociados y establecer los controles necesarios para gestionar
  los datos a lo largo de su ciclo de vida, conforme a las directrices de esta política de
  tratamiento de datos personales.
• Asegurar la recolección y custodia (física o digital) de la autorización para el
  tratamiento de datos personales de los titulares bajo su responsabilidad.
• Confirmar que las autorizaciones sean firmadas por los titulares de datos personales
  y que la información recopilada sea precisa.
• Proteger y utilizar los datos personales según la finalidad autorizada, asegurando su
  tratamiento, custodia y correcta disposición final.
• Brindar respuesta oportuna a las peticiones, quejas y reclamos recibidas por los
  titulares de la información relativa al tratamiento de datos personales.

4.2 FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales serán tratados con las siguientes finalidades:
1)  Representar los intereses de las empresas productoras, importadoras y exportadoras de
biosoluciones, articulando a todos los integrantes de la cadena productiva para contribuir
al fortalecimiento del sector en el país.

2)  La promoción y vocería gremial de actividades de investigación, desarrollo, producción,
comercialización, buen uso y manejo de bioinsumos como un sector de importancia
económica a nivel nacional, que, mediante la masificación de su adopción, contribuya a la sostenibilidad del sector agropecuario, seguridad e inocuidad alimentaria, protección
del ambiente y de la salud pública.

3)  Representar y actuar como portavoz de las entidades asociadas en sus relaciones con
entidades gubernamentales y no gubernamentales.

4)  Promover el aseguramiento de la calidad y el cumplimiento de las normas éticas para el
sector de bioinsumos en cualquier área, incluyendo las áreas de producción y uso.

5)  Realizar, promover, acompañar y realizar cualquier tipo de actividad relativa a la
organización y desarrollo, por su cuenta o por cuenta de terceros, de congresos,
simposios, seminarios, cursos nacionales o internacionales, o cualquier tipo de actividad
que suponga formación formal o no formal.

6)  Construir información estadística de la cadena de producción y comercialización de
bioinsumos, con datos referentes al comportamiento de las principales variables de
interés de manera agregada y desagregada a nivel regional y nacional.

7)  Construir información estadística para apoyar el diseño y ejecución de proyectos de
investigación y desarrollo tecnológico relacionados con la cadena de producción y
comercialización de bioinsumos.

8) Divulgar y enviar información de actualidad nacional e internacional de la cadena de
producción y comercialización de bioinsumos,

9) Comunicar acciones, desarrollos y logros de la asociación.

10) Atender y resolver peticiones, quejas, reclamos y sugerencias y administrar la base de
datos según lo dispuesto.

11)Realizar actividades de investigación, desarrollo, producción, comercialización buen uso
y manejo de bioinsumos.

12) Establecer alianzas estratégicas y relaciones comerciales para el intercambio y la
prestación de servicios o venta de bienes o servicios

13) Enviar comunicados a través de correo físico, electrónico, dispositivo móvil, vía
mensajes de texto o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación.

4.3 RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES
ASOBIOCOL

recopilará los datos personales de sus asociados, colaboradores, empleados y
grupos de interés a través de formularios y/o formatos físicos o digitales.
El tratamiento y administración de los datos personales contempla cuatro etapas distribuidas
así:

1. Recolección de datos personales.
2. Autorización del titular para el tratamiento de datos personales
3. Procesamiento y mantenimiento de los datos personales.
4. Disposición final de la información.

4.4 AUTORIZACIÓN

El tratamiento de datos personales se realizará con el consentimiento previo, expreso e
informado del titular, que podrá otorgarse mediante formularios físicos o electrónicos,
correos electrónicos, y otros medios disponibles que podrá ser objeto de consulta posterior.

La autorización se considerará válida cuando se exprese de una de las siguientes maneras: (i)
por escrito, (ii) de forma oral, o (iii) mediante la firma de formularios. Estas acciones
constituyen indicios claros de que el titular ha otorgado su consentimiento.

Cuando la recolección de datos se realice a través de medios digitales, como formularios en
línea o portales web, el consentimiento del titular se interpretará como claro si (i) marca la
casilla de verificación correspondiente o (ii) completa el formulario.

ASOBIOCOL no podrá recolectar datos sin la autorización expresa del titular salvo en los
eventos contemplados en la ley estatutaria:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Las autorizaciones de tratamiento de datos gestionadas por ASOBIOCOL deberán contener,
como mínimo, los siguientes requisitos:

– Identificación y ubicación de la organización que recopila los datos personales y, si
corresponde, de los encargados.
– Finalidades específicas para la recolección y uso de los datos personales.

– Canales de contacto a disposición del titular que otorga la autorización.
– Derechos que le corresponden al titular de la información.
– Direcciones web donde se pueden consultar las políticas de tratamiento de datos de la
organización y, si aplica, de los encargados.

La autorización para el tratamiento de datos personales puede otorgarse en dos momentos:

– Al crear nuevos titulares en la base de datos.
– Al actualizar los datos de los titulares ya registrados en las bases de datos.

4.5 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Dando alcanzo a lo reglado en el articulo sexto de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se prohibe
el tratamiento de datos sensibles, salvo en los siguientes eventos:

a) Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los
casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales
deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas
garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo
de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran
exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón
de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la
autorización del Titular.

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento
deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

4.6 DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo
cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento asegure el respeto
de sus derechos fundamentales y respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. Únicamente el representante legal de los niños, niñas y adolescentes,
otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, valorando
su opinión conforme a su capacidad, autonomía y madurez para comprender.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a
esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. AREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS,
QUEJAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES

La Dirección Ejecutiva será la dependencia encargada de la atención de peticiones, consultas,
quejas y reclamos ante la cual el titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a
conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

7.PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS

ASOBIOCOL dispone diversos medios para la recepción y atención de peticiones, consultas,
quejas y reclamos. Los titulares pueden ejercer sus derechos a través de los siguientes
canales:

•  Solicitud por correo electrónico: consultas@asobiocol.com
• Comunicación Telefónica: +57 3142313455. Lunes a viernes de 8:00 am a 4:00 pm.
• Solicitud escrita dirigida a ASOBIOCOL, en la Transversal 60 No. 115-58 Torre A
  Oficina 609 en la ciudad de Bogotá D.C.

Las solicitudes serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de
la fecha de recibo de la solicitud. Si no es posible atender la solicitud o consulta dentro del
plazo establecido, se notificará al interesado, indicando las razones de la demora y señalando
la fecha en que se dará respuesta a su petición.

8. SEGURIDAD DE LOS DATOS
Asobiocol implementará medidas técnicas y administrativas adecuadas para proteger los
datos personales contra el acceso no autorizado, la divulgación, la alteración y la destrucción.
Esto incluye:

• Gestión, control y acceso a las Bases de Datos exclusivamente por la Dirección
  Ejecutiva, con sistema de seguridad mediante clave privada.
• Capacitación constante para los trabajadores de ASOBICOL en cuanto al alcance de
  la autorización entregada por el titular de la información.

  9. ALMACENAMIENTO DE LA BASE DE DATOS PERSONALES.
  Conforme al artículo 16 del Decreto 1377 de 2013, ASOBIOCOL podrá almacenar datos
  utilizando tanto métodos físicos como electrónicos.

  ASOBIOCOL utilizará la base de datos digitales, por medio de servidores en nube privada
  provista por un proveedor especializado administrado por la Dirección Ejecutiva.

10. CONSERVACIÓN DE DATOS

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir
con las finalidades del tratamiento y conforme a la normativa vigente.

11. CAMBIOS EN LA POLÍTICA
ASOBIOCOL se reserva el derecho a modificar esta política. Cualquier cambio será
notificado a través de nuestra página web o mediante otros medios de comunicación.